Protégez votre parc de véhicules : les meilleurs conseils pour prévenir la fraude relative aux cartes de carburant

Dans le domaine de la gestion de parcs, où les marges sont serrées et l’efficacité est primordiale, peu de menaces sont aussi persistantes et trompeuses que la fraude relative au carburant. C’est un problème qui se manifeste de différentes manières (p. ex. : cartes volées, copiage de carte, achats non autorisés), mais le résultat est toujours le même : les entreprises perdent de l’argent, souvent sans s’en rendre compte avant que le mal ne soit déjà fait.

Le véritable défi n’est pas seulement de repérer la fraude, mais de la prévenir avant qu’elle ne compromette la stabilité financière et l’efficacité opérationnelle. Malgré de nombreux efforts, beaucoup d’entreprises sont quand même vulnérables. Trop souvent, elles s’appuient sur des méthodes de suivi désuètes, où les transactions sont enregistrées manuellement ou le rapprochement est fait des semaines après les faits. Ce décalage est l’angle mort parfait pour les activités frauduleuses.

La menace croissante de la fraude relative au carburant

L’ampleur du problème fait réfléchir. Une enquête récente menée par Fuel Card et Motive a révélé que près de la moitié des directeurs de parcs estiment que jusqu’à 5 % de leurs dépenses en carburant sont frauduleuses¹. Au Canada, les tentatives de fraude numérique ont augmenté de 189 % par rapport aux niveaux avant à la pandémie, dans le cadre d’une évolution importante de la criminalité financière qui a fait des cartes de carburant une cible de plus en plus attrayante². La possibilité de transférer rapidement de l’argent ou des biens au moyen de transactions frauduleuses a encouragé les personnes avec de mauvaises intentions, qui profitent du fait que les achats qui ne sont pas surveillés en temps réel peuvent passer inaperçus pendant des semaines. Au moment où la fraude est découverte, les entreprises doivent souvent absorber des pertes qui auraient pu être évitées.

Les conséquences vont au-delà des pertes financières. La fraude entraîne des inefficacités qui se répercutent sur l’ensemble de l’entreprise, éloignant les directeurs de leurs principales responsabilités lorsqu’ils recherchent les écarts et contestent les frais non autorisés. Le plus dommageable est probablement la perte de confiance, au sein de l’entreprise et entre les sociétés et les institutions financières qui les soutiennent.

Comment pouvons-nous nous protéger? Les méthodes de surveillance traditionnelles, qui reposent sur des reçus papier et des rapprochements en fin de mois, ne sont pas suffisantes. Ce qu’il faut, c’est une approche exhaustive qui n’est pas seulement réactive, mais préventive; une approche qui signale les activités suspectes avant qu’elles ne se transforment en passif financier.

Renforcer la première ligne de défense

Pour se protéger contre la fraude, il est essentiel que les entreprises prennent des mesures à l’interne pour réduire les risques. Il est important de sensibiliser le personnel aux pratiques exemplaires en matière de sécurité avec les cartes de carburant. Les conducteurs doivent être formés sur l’utilisation responsable des cartes, notamment en les conservant en lieu sûr, en ne les laissant jamais dans les véhicules ou les espaces partagés et en ne divulguant jamais les NIP. Ils doivent également être encouragés à signaler immédiatement la perte ou le vol de leur carte afin d’éviter toute utilisation non autorisée.

En plus des pratiques de prévention habituelles relatives aux fraudes de carte de carburant, les entreprises doivent mettre en œuvre des programmes permanents de sensibilisation à la fraude. En tenant les membres du personnel informés sur les nouvelles tactiques de fraude et sur la manière de reconnaître les activités suspectes, on renforce la capacité d’une entreprise à prévenir la fraude avant qu’elle ne se produise. Un personnel informé et des pratiques de sécurité solides créent une défense plus résiliente contre les menaces financières.

Arrêter la fraude avant qu’elle ne commence grâce au bon partenaire

Même lorsque les entreprises ont mis en place des politiques internes solides, elles doivent chercher à collaborer avec un partenaire solide qui dispose des outils et des systèmes adéquats pour prévenir la fraude. Les cartes Shell Fleet Navigator et Shell Fleet Plus sont conçues pour cela. Ce ne sont pas uniquement des outils de paiement, elles sont une mesure de sécurité active, qui offre aux directeurs de parc une visibilité en temps réel de chaque opération de carburant. L’incertitude associée aux rapports en retard, c’est terminé. À la place, chaque achat est enregistré au moment où il se produit, ce qui confère aux entreprises un niveau de contrôle que le suivi manuel ne peut pas égaler. La possibilité de faire le suivi des dépenses en temps réel signifie que les fraudes potentielles peuvent être détectées et réglées immédiatement, pour éviter que les pertes ne s’accumulent.

Confier le contrôle des dépenses entre de bonnes mains

La supervision ne suffit pas. Les cartes Shell Fleet permettent aux entreprises d’imposer un contrôle strict des dépenses, en limitant les achats par montant, catégorie ou lieu. Les directeurs de parcs peuvent s’assurer que les opérations ne concernent que le carburant, appliquer des plafonds de dépenses journalières et bloquer les achats effectués en dehors des zones désignées. La carte peut être immédiatement bloquée en cas de perte, de vol ou de soupçon d’utilisation abusive au moyen du portail en ligne de Shell, permettant ainsi de couper l’accès aux personnes non autorisées afin d’éviter d’autres dommages. Chaque carte est attribuée à un conducteur précis ou une conductrice précise et elle est sécurisée par un NIP unique, ce qui garantit que seul le personnel autorisé peut effectuer des achats.

Laisser l’intelligence artificielle relever ce que vous pourriez manquer

L’intelligence artificielle offre une protection supplémentaire. Les algorithmes d’apprentissage automatique des cartes Shell Fleet analysent les comportements relatifs aux opérations, en identifiant les irrégularités avec un niveau de précision que la vérification humaine seule ne peut égaler. Les pics de dépenses inhabituels, la rapidité de la fréquence entre les opérations ou les achats effectués dans des lieux inattendus déclenchent des alertes automatiques, ce qui augmente de 35 % la précision de la détection des fraudes. Ces notifications en temps réel permettent aux directeurs de parcs d’agir immédiatement, au lieu de passer en revue des rapports après coup pour tenter de comprendre ce qui s’est passé.

Compter sur les experts pour garder une longueur d’avance

Même la technologie la plus sophistiquée ne peut remplacer les conseils d’experts. La prévention de la fraude est une lutte continue, et les entreprises ont besoin de plus que de simples données, elles ont besoin d’une stratégie. Les directeurs de comptes attitrés de Shell travaillent en étroite collaboration avec les exploitants de parcs pour mettre en œuvre des mesures de prévention de la fraude adaptées à leurs activités précises. Le logiciel de gestion de parc de Shell renforce encore plus le contrôle financier en fournissant des rapports d’opérations détaillés qui aident les entreprises à déterminer les habitudes de dépenses et les vulnérabilités potentielles avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus importants.

Rester à l’affût de l’évolution des tactiques de fraude

La fraude relative au carburant, comme toute autre forme de criminalité financière, évolue. Les fraudeurs s’adaptent et trouvent de nouveaux moyens d’exploiter les vulnérabilités lorsque les entreprises mettent en place de nouvelles mesures de protection. Toutefois, avec les bons outils, les entreprises peuvent garder une longueur d’avance et transformer ce qui était autrefois un risque coûteux et inévitable en un défi surmontable. Les cartes Shell Fleet offrent aux exploitants de parcs le contrôle, la sécurité, l’intelligence et le soutien dont ils ont besoin pour prévenir les pertes et améliorer l’efficacité opérationnelle. La fraude n’est peut-être pas près de disparaître, mais nous pouvons tout de même riposter.

¹ _{https://www.trucknews.com/blogs/fuel-fraud-the-silent-epidemic-facing-the-trucking-industry}

² _{https://www.transunion.ca/fraud-trends/reports/2023-state-of-omnichannel-fraud-report}

Pour en savoir plus sur les cartes de flotte Shell Fleet, cliquez ici.